सचिवालय कन्ट्रोल रूम

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  1. कार्यालय अवधि के पश्चात प्राप्त समस्त प्रोटोकाल संबंधी कार्य।
  2. कार्यालय अवधि के बाद प्राप्त शासन के समस्त महत्वपूर्ण पत्रों को संबंधित अधिकारियों के आवास पर वितरित कराना।
  3. ड्यूटी रूम से प्राप्त डाक रजिस्टर को चेक कराना।
  4. कार्यालय अवधि के पश्चात् संबंधित अधिकारी के लिखित अनुरोध पर विशेष परिस्थितियों में कक्षों को खुलवाने आदि की व्यवस्था।
  5. आपातकालीन स्थिति में संदेश आदि का प्रेषण व अन्य आवश्यक व्यवस्थायें सुनिश्चित करना।

सचिवालय प्रशासन विभाग, सचिवालय के समस्त कर्मचारिवर्ग के समग्र रूप से पर्यवेक्षण तथा उनके सुगम कार्य संचालन के लिये उत्तरदायी है। इसमें तीन इकाईयाँ हैं- अधिष्ठान, लेखा तथा प्रकीर्ण, जो अनुभागों में विभाजित है और प्रत्येक अनुभाग एक-एक अनुभाग अधिकारी के प्रभार में है। सचिवालय, पुस्तकालय, अभिलेख कक्ष, लेखन सामग्री अनुभाग, ड्यूटी रूम, निर्गम अनुभाग, सचिवालय कन्ट्रोल पोस्ट, सचिवालय टेलीफोन एक्सचेंज, प्रवेश पत्र कार्यालय, इरला, वेतन पर्ची प्रकोष्ठ, बजट प्रकोष्ठ सचिवालय सुरक्षा दल एवं मुख्य सुरक्षा अधिकारी कार्यालय इत्यादि सचिवालय प्रशासन विभाग के प्रशासकीय नियंत्रण में हैं।

सचिवालय की अधिष्ठान इकाई, सचिवालय कर्मचारिवर्ग के सेवा संबंधी मामलों में नीति निर्धारित करती है और वह भर्ती, पदोन्नति, स्थायीकरण, अनुशासन तथा अन्तः शाखा स्थानान्तरणों के लिये उत्तरदायी है। वह सचिवालय सेवा के समस्त राजपत्रित अधिकारियों तथा अराजपत्रित कर्मचारियों की कोटिक्रम सूचियाँ (ग्रेडेशन लिस्ट) तैयार करती है। वह सचिवालय के कर्मचारियों की संस्थाओं को मान्यता प्रदान करती है। शासन के सदस्यों से सम्बद्ध कर्मचारी भी इस इकाई के प्रशासकीय नियंत्रण में कार्य करते हैं।

लेखा इकाई (इरला को सम्मिलित करते हुये) सचिवालय आय-व्ययक के तैयार करने और उसके समन्वय के लिये तथा शासन के सदस्यों तथा सचिवालय में नियुक्त अन्य कार्मिकों के वेतन तथा अन्य भत्तों को तैयार करने के लिये उत्तरदायी हैं। वह भविष्य निधि लेखा, सेवा पुस्तिकाओं के समुचित रख-रखाव के लिये भी उत्तरदायी है तथा वह सचिवालय प्रशासन विभाग के प्रशासकीय नियंत्रण के अधीनस्थ कर्मचारियों के लिये आहरण तथा वितरण कार्यालय के रूप में कार्य करता है। इसके अतिरिक्त पूरे प्रदेश के आई0ए0एस0,पी0सी0एस0 अधिकारियों एवं सचिवालय सेवा के समूह “क” के अधिकारियों तथा अन्य सेवाओं के सचिवालय में कार्यरत समूह “क” के अधिकारियों की वेतन पर्ची जारी करने का कार्य भी करने के लिये उत्तरदायी है।

सचिवालय में कार्यरत समस्त सेवाओं के प्रथम श्रेणी के अधिकारियों के वेतन एवं भत्तों तथा अग्रिमों के देयकों को तैयार करना तथा इरला (इंडिविजूयल रनिंग लेज़र अकाउंट) पद्वति से उनके बैंक खातों में जमा करना तथा कोषागारों की भांति मासिक लेखा तैयार करके महालेखाकार उ0प्र0 को भेजने का कार्य भी इरला चेक अनुभाग द्वारा निष्पादित किया जाता है। इसके अतिरिक्त उपरोक्त श्रेणी के सचिवालय में कार्यरत आई0ए0एस0 , पी0सी0एस0 एवं अन्य सेवाओं के अधिकारियों के भविष्य निधि अन्य सेवाओं के अधिकारियों के भविष्य निधि खातों का रख-रखाव, आयकर रिटर्न तैयार करने हेतु प्रपत्र 16 में आवश्यक सूचना समस्त अधिकारियों को उपलब्ध कराने, वार्षिक आयकर , रिटर्न आयकर अधिकारियों को प्रेषित करने एवं उत्तर प्रदेश सचिवालय के विभिन्न सेवा संवर्गो के समस्त अधिकारियों व कर्मचारियों के पेंशन व समस्त सेवा नैवृत्तिक लाभों से संबंधित भुगतान आदेश निर्गत करने के लिये भी उत्तरदायी है।

प्रकीर्ण प्रबन्धकीय इकाई, सचिवालय व्यवस्था, उदाहरणार्थ लेखन सामग्री, फर्नीचर विविध कार्यालयी उपकरण यथा, रीजोग्राफ, फोटोकापियर, फैक्स मशीन, कम्प्यूटर, इन्टरकाम, फोन, मोबाइल फोन, कैलकुलेटर्स, टाइपराइटर, डुप्लीकेटर्स आदि, वर्दी, बाइसिकिल, इत्यादि की सम्पूर्ति के दक्षतापूर्वक संचालन के लिये उत्तरदायी है।

यह इकाई सरकारी बैठकों, राजकीय भोज आदि का भी प्रबन्ध करती हैं तथा अन्य हाउस कीपिंग जाब्स के लिये उत्तरदायी है। यह इकाई भण्डार तथा अन्य सम्पत्ति के वार्षिक सत्यापन तथा सचिवालय भवन में चोरी के मामले में आवश्यक कार्यवाही करती है तथा सचिवालय परिसर में प्रवेश विनियमित करने के लिये उत्तरदायी है।,कार्यालय उपकरणों के रख-रखाव, लेखन सामग्री की सम्पूर्ति तथा सचिवालय परिसर में प्रवेश संबंधी अनुदेश इस नियम संग्रह के भाग-2 में क्रमशः परिशिष्ट-3, 4 व 5 में दिये गये हैं।

सचिवालय सुरक्षा दल, जो एक मुख्य सुरक्षा अधिकारी, जो पुलिस उपाधीक्षक के स्तर का होता है, के अधीन गठित किया गया है। सचिवालय परिसर में प्रवेश, प्रवेश द्वारों व परिसर के अन्य स्थानों पर सचिवालय सुरक्षा दल गार्ड की तैनाती, आन्तरिक अनुशासन कायम रखना, वाहनों के प्रवेश व पार्किग की व्यवस्था, सचिवालय सम्पत्ति की सुरक्षा, सचिवालय परिसर से बाहर ले जाने हेतु नियमन आदि इसी इकाई के उत्तरदायित्व में से हैं। सचिवालय के संगठनात्मक ढाँचा, कार्य एवं कर्तव्यों के सम्बन्ध में विस्तृत विवरण सचिवालय नियम संग्रह में उपलब्ध है।