अनुभाग अधिकारी

वापस अधिकारियों / कर्मचारियों के कार्य एवं दायित्व पर जाएँ
अनुभाग अधिकारी का कर्तव्य निम्नलिखित कार्यो को सुनिश्चित करना है :-
  1. अनुभाग को आवंटित समस्त कार्य सम्यक और नियमित रूप से किया जाये।
  2. मामले उच्च अधिकारियों को ठीक समय पर प्रस्तुत किये जायें।
  3. अधीनस्थ कर्मचारी-वर्ग से पूरा काम लिया जाय।
  4. अनुभाग को स्वच्छ और सुव्यवस्थित रखा जाय।
  5. अनुभाग का नैत्यक कार्य, जैसे अभिलेखन, निर्दान आलेख्यों की स्वच्छ प्रतियां बनाना, अभिलेख कक्ष में पत्रावलियों का प्रेषण , आदि कार्य को नियमित रूप से किया जाये तथा कार्य बकाया न पड़ा रहे।
  6. कर्मचारी-वर्ग  का प्रत्येक सदस्य अपने आवंटित कार्य को संतोषप्रद रूप से कर रहा है अथवा नहीं तथा यह भी देखें कि अनुभाग में कोई कार्य बकाया अवशेष में न रहें।
  7. आय-व्ययक प्रस्ताव, इत्यादि वित्त विभाग को आय-व्ययक नियम संग्रह में निर्धारित समय के अनुसार भेजे जायें तथा विनियोग विधेयक के पारित हो जाने के उपरान्त सभी स्वीकृतियां बिना किसी विलम्ब के जारी की जाये।
  8. अनुभाग के कर्मचारी कार्यालय ठीक समय पर आये और कार्यालय को सरकार प्रयोजन तथा भोजन के समय के अलावा न छोड़े।
  9. पत्रावलियों में क्रम-संख्या उचित रूप से डाली जाय तथा जिन मामलों में आगामी कार्यवाही आवश्यक हो या की जानी हो अथवा पत्र-व्यवहार की आगे प्रतीक्षा की जा रही हो तो उनमें “प्रतीक्षा” अंकित किया जाय तथा उन्हें नियत समय पर प्रस्तुत करने के लिये एक निश्चित तिथि निर्धारित की जाये, तथा
  10. फटे हुये फाइल बोर्डो तथा कैडकों को बदल दिया जाय तथा यदि पत्रावली कहीं से भी अव्यवस्थित हो तो उसे ठीक कर दिया जाये और उसमें से अनावश्यक पर्चियों तथा टिप्पणियों को हटा दिया जाय।
  11. विधान सभा/विधान परिषद से प्राप्त प्रश्नों का रजिस्टर रखना तथा समय से उत्तर भेजना सुनिश्चित करना ।
  12. चरित्र पंजिकाओं का समुचित रख रखाव तथा प्रतिकूल प्रविष्टियों के विरूद्ध प्राप्त प्रत्यावेदनों को शासन द्वारा निर्धारित समय सारणी के अनुसार तत्परता से पत्रावलियों में प्रस्तुत किया जाना।
  13. समस्त न्यायिक याचिकाओं, वादों, विशेषकर अवमानना वादों की पृथक पंजिका रखना तथा समय पर उसकी पैरवी एवं समय पर शासन की ओर से शपथ पत्र/प्रतिशपथ-पत्र एवं रिज्वाइन्डर दाखिल कराना जाना सुनिश्चित करना ।
  14. अनुभाग में धूम्रपान, पान एवं पान मसाला का प्रयोग न किया जाना सुनिश्चित करना।
  15. अनुभाग अधिकारी का यह दायित्व होगा कि वह अपने अधीनस्थ कर्मियों को कार्मिक विभाग के निर्देशों के अनुसार वार्षिक गोपनीय प्रविष्टियां समय से ही दें। इनका यह भी दायित्व होगा कि वह अपने अनुभाग के कर्मियों को समय-समय पर नामित प्रशिक्षण हेतु अवमुक्त करें। यदि उनके अधीन तैनात किसी कर्मी को पांच वर्ष के अन्दर प्रशिक्षण न दिया गया हो तो यह तथ्य अपनी विभागीय प्रमुख सचिव/सचिव तथा निदेशक, सचिवालय प्रशिक्षण एवं प्रबन्ध संस्थान के संज्ञान में लायें, इसके अतिरिक्त कोई अन्य कार्य जो विभागीय प्रमुख सचिव/सचिव द्वारा दिया जाये।
अनुभाग अधिकारी के नीचे दिये गये कर्तव्य भी हैं :-
  1. अनुभाग के सभी सहायकों के कार्य का पर्यवेक्षण करना
  2. महत्वपूर्ण मामलों में टिप्पणी तथा आलेख्य लिखना
  3. निस्तारित किये गये मामलों को अंकित करना
  4. प्रत्येक सहायक की डायरी की पक्ष में एक बार जांच करना
  5. प्रत्येक सहायक के कार्य का आवधिक निरीक्षण करना तथा वरिष्ठ अधिकारी को अपनी रिपोर्ट प्रस्तुत करना
  6. सभी आवधिक विवरण-पत्रों को तैयार करने तथा ठीक समय से प्रस्तुत करने की व्यवस्था करना
  7. निक्षेप किये गये मामलों की जांच करना तथा यह देखना कि पत्रावली में निस्तारित विषय का सार बृद्धिमतापूर्वक तथा सही ढंग से तैयार किया जाये और उसके नष्ट करने की तिथि आदि सही लिखी जाय तथा,
  8. आवश्यक मामलों में किये गये विलम्ब की जानकारी संबंधित अधिकारी को तथा यदि आवश्यक हो तो सचिव को भी देना ।
  9. अनुभाग अधिकारी यह सुनिश्चित करेगें कि अनुभाग में प्राप्त सभी संदर्भ उच्चाधिकारियों को समय से प्रस्तुत हों और समीक्षा अधिकारी स्तर पर लम्बित न रहने पायें।

अनुभाग अधिकारी अनुभाग की सामान्य कार्यदक्षता तथा कार्य-सम्पादन के लिये उत्तरदायी है। अनुभाग के भीतर कार्य के वितरण से संबंधित कार्य अनुभाग अधिकारी के विवेक पर छोड़ा गया है। ऐसे सभी मामलों का जिनमें किसी विशिष्ट कार्य को पूरा करने के लिये अतिरिक्त या अस्थायी कर्मचारी-वर्ग लगाया है एक रजिस्टर रखा जाये जिसमें किये गये कार्य का उल्लेख किया गया हो और अनुभाग अधिकारी द्वारा उसकी संवीक्षा करके उस पर हस्ताक्षर किये जायें।

गोपनीय कागज-पत्रों को एक आलमारी में ताले और कुंजी में रखा जायेगा और अनुभाग अधिकारी उनकी सुरक्षा के लिये उत्तरदायी होगा उक्त आलमारी के अन्दर ऐसे सभी कागज-पत्रों की एक सूची पृथक से रखी जाय तथा उनकी एक सूची अनुभाग अधिकारी द्वारा अपने पास रखी जाय।